Cette fonction vous permet de définir la structure des fichiers de prévisions commerciales générés depuis un système externe et importés dans le module FX.
Cette étape doit être effectuée avant l'importation de fichiers afin de permettre la bonne intégration des informations du fichier vers la base de données. Elle permet de définir le type et l'emplacement des informations et éventuellement des règles de conversion.
Accéder à la page de paramétrage des structures de fichier de prévisions commerciales
Dans le volet Tâches de Modules, sélectionnez l'option Structure d'importation des prévisions commerciales dans le dossier Importer / Exporter du module FX.
La page de paramétrage des structures de fichiers de prévisions commerciales s'affiche avec la liste des structures paramétrées sous forme de tableau.
Le tableau présente le code et le libellé de chaque structure, ainsi que le type de fonction concernée, le format de date attendu, la longueur type d'une écriture en nombre de caractères et l'existence d'équivalences.
Pour des informations sur :
- la réorganisation de l'affichage des lignes du tableau, cliquez ici,
- la recherche de texte dans le tableau, cliquez ici.
- la création d'une ligne, consultez la rubrique ci-après.
- la suppression d'une ligne dans le tableau, cliquez ici,
- la modification de la structure et des équivalences dans le tableau, cliquez sur le bouton Modifier la structure ou sur le bouton Modifier les correspondances. Vous accédez aux mêmes pages qu'en création.
Créer une structure de fichier de prévisions commerciales
- Dans la page de paramétrage de structures de fichier de prévisions commerciales, cliquez sur le bouton Créer.
La première page de l'Assistant Structures s'affiche.
- Saisissez les informations générales sur la structure.
Afficher la description des champs
- Cliquez sur le bouton
Définir les éléments de la structure pour continuer le paramétrage de la structure de fichier.
La page de paramétrage des champs de chaque enregistrement du fichier s'affiche.
Info
Si vous cliquez sur le bouton 
Annuler, le paramétrage en cours est annulé et la liste des structures de fichier paramétrées est ré-affichée.
Cette page vous permet de paramétrer onze champs pour chaque enregistrement, chaque champ correspondant à un type d'information sur la transaction.
Afficher la description des informations du fichier à paramétrer
| Champ | Description |
|---|---|
| Code transaction * | Code du type de transaction Si le type de transaction a un code différent dans le fichier et dans le module FX, dans l'étape suivante du paramétrage, vous devrez spécifier les équivalences de valeurs dans une table de correspondance. |
| N° rattach. | Numéro de rattachement commun associé à la transaction |
| Code société * | Code identifiant la société à laquelle est rattachée la transaction Si la société a un code différent dans le fichier et dans le module FX, dans l'étape suivante du paramétrage, vous devrez spécifier les équivalences de valeurs dans une table de correspondance. |
| Devise de transaction * | Code de la devise de la transaction Si la devise a un code différent dans le fichier et dans le module FX, dans l'étape suivante du paramétrage, vous devrez spécifier les équivalences de valeurs dans une table de correspondance. |
| Montant transaction | Montant prévisionnel de la transaction exprimé dans la devise de la transaction Remarque : Les montants ne comportent pas de séparateur de millier. Le séparateur de décimal est celui choisi dans la page précédente. |
| Date d'opération | Date d'opération prévisionnelle de la transaction |
| Date livraison | Date de livraison prévisionnelle de la transaction |
| Cours budget | Cours budget prévisionnel |
| Cours d'opportunité | Cours d'opportunité prévisionnel |
| Référence | Référence de la transaction |
| Code compte * | Code du compte associé à la transaction Si le compte a un code différent dans le fichier et dans le module FX, dans l'étape suivante du paramétrage, vous devrez spécifier les équivalences de valeurs dans une table de correspondance. |
| Code flux * | Code de la nature du flux de trésorerie associé |
| Code budgétaire * | Code de la nature budgétaire de la transaction |
| Tiers | Code du tiers considéré |
| Remarque 1 | Commentaires inclus dans le journal |
| Remarque 2 | Commentaires inclus dans le ticket d'opération |
* Ces codes étant paramétrés dans le référentiel, ils doivent déjà avoir été paramétrés via le module Paramétrage au moment de l'importation du fichier.
- Spécifiez les paramètres des champs de chaque enregistrement du fichier.
- Cliquez sur le bouton Paramétrer les tables de correspondance pour continuer le paramétrage.
La page de paramétrage des tables de correspondance s'affiche.
- Si les codes contenus dans le fichier sont identiques à ceux de la base de données, cliquez sur le bouton Tester la structure pour sauter cette étape de paramétrage et passer directement au test de la structure.
- Pour sauter l'étape de test de la structure de fichiers et valider directement le paramétrage, cliquez sur le bouton
Valider. - Pour annuler le paramétrage en cours et réafficher la liste des structures de fichiers paramétrées, cliquez sur le bouton Annuler.
Cette page comporte quatre onglets.
- L'onglet Comptes vous permet d'établir des équivalences entre les codes de comptes bancaires.
- L'onglet Transactions vous permet d'établir des équivalences entre les codes de types de transactions.
- L'onglet Sociétés vous permet d'établir des équivalences entre les codes de sociétés.
- L'onglet Devises vous permet d'établir des équivalences entre les codes de devises.
Dans l'onglet Comptes, activez la case à cocher Utiliser le paramétrage des équivalences pour les comptes bancaires si vous souhaitez utiliser le paramétrage enregistré pour les équivalences concernant les comptes bancaires.
Info
Si vous activez cette case à cocher, les autres champs de l'onglet sont désactivés.
Cet onglet présente un tableau à quatre colonnes.
- La colonne N° comporte un numéro identifiant chaque équivalence.
- La colonne Zone interne comporte les codes de comptes enregistrés dans la base de données.
- La colonne Externe de permet de définir la borne inférieure de l'intervalle de codes externes de comptes bancaires.
- La colonne Externe vers comporte la borne supérieure de l'intervalle de codes externes de comptes bancaires.
- Si vous n'avez pas activé la case à cocher Utiliser le paramétrage des équivalences pour les comptes bancaires, cliquez sur le bouton Ajouter pour créer une équivalence.
Une ligne est ajoutée au tableau.
- Sur cette ligne, cliquez sur le bouton
dans la colonne Zone interne pour sélectionner le code de compte existant dans la base de données. - Dans la colonne Externe de, saisissez la borne inférieure de l'intervalle d'identifiants externes de comptes bancaires attendus dans le fichier importé.
- Dans la colonne Externe vers, saisissez la borne supérieure de l'intervalle d'identifiants externes de comptes bancaires attendus dans le fichier importé.
- Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter une nouvelle ligne ou sur le bouton Supprimer pour supprimer la ligne sélectionnée.
Répétez les étapes précédentes autant de fois que nécessaire pour compléter la table de correspondance.
- Cliquez sur l'onglet Transactions.
Cet onglet présente un tableau à trois colonnes.
- La colonne N° comporte un numéro identifiant chaque correspondance.
- La colonne Zone interne comporte les codes de types de transactions enregistrés dans la base de données.
- La colonne Zone externe comporte les codes de types de transactions contenus dans les fichiers à importer.
- Cliquez sur le bouton Ajouter pour créer une équivalence.
Une ligne est ajoutée au tableau.
- Sur cette ligne, cliquez sur le bouton dans la colonne Zone interne pour sélectionner le type de transaction existant dans la base de données.
Le code du type de transaction s'affiche dans la colonne Zone interne.
- Dans la colonne Zone externe, saisissez le code du type de transaction attendu dans le fichier importé.
- Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter une nouvelle ligne ou sur le bouton Supprimer pour supprimer la ligne sélectionnée.
Répétez les étapes précédentes autant de fois que nécessaire pour compléter la table de correspondance.
Les onglets Sociétés et Devises se présentent comme l'onglet Transactions.
Procédez comme précédemment pour configurer les équivalences de codes de sociétés et de codes de devises dans ces onglets.
- Cliquez sur le bouton Tester la structure pour tester le paramétrage sur un fichier.
La page de test de la structure s'affiche.
- Dans la zone Fichier, cliquez sur le bouton pour afficher l'explorateur du module FX et sélectionner un fichier à tester.
Une fenêtre contextuelle s'affiche.
- Dans l'explorateur, sélectionnez le dossier où se trouve le fichier.
Le chemin s'affiche dans la zone Chemin sélectionné et les fichiers contenus dans le dossier sont répertoriés dans le tableau au bas de la fenêtre. - Double-cliquez sur un nom de fichier pour le sélectionner ou cliquez sur le nom du fichier puis sur le bouton
.
La page de l'Assistant est réaffichée et le chemin du fichier est affiché dans le champ Fichier.
- Cliquez sur le bouton Tester.
Les écritures trouvées sont affichées dans le tableau et les valeurs extraites selon les champs définis dans la structure de fichier.
Le nombre d'enregistrements trouvés dans le fichier s'affiche en bas du tableau.
- Vérifiez que l'analyse du fichier correspond au résultat attendu en termes de nombre d'écritures et de valeurs dans les champs. Corrigez la structure ou le fichier au besoin.
- Une fois que le test a fourni les résultats attendus, cliquez sur le bouton Valider pour valider et enregistrer la structure.
La page de paramétrage des structures de fichiers est réaffichée avec, en bas de la liste des structures paramétrées, la nouvelle structure enregistrée.
Une fois le paramétrage terminé, vous pouvez importer des fichiers de prévisions commerciales. Consultez la rubrique Importation des prévisions commerciales pour plus d'informations.
Dupliquer une structure de fichier
Vous pouvez créer une structure en utilisant la fonctionnalité de copie des informations d'une structure existante.
- Dans la page de paramétrage des structures, cliquez sur la structure à dupliquer, puis cliquez sur le bouton Dupliquer dans la barre d'actions.
Une boîte de dialogue s'affiche vous invitant à modifier la copie créée.
- Cliquez sur Oui pour modifier la copie créée.
- La page de création de structure s'affiche, avec les paramètres de la structure dupliquée. Un identifiant est créé automatiquement pour la structure, par incrémentation.
- Dans la zone Libellé, saisissez le libellé de la nouvelle structure.
Vous pouvez modifier les paramètres de la structure dupliquée.
Pour plus d'informations sur les pages de paramétrage de la structure de fichier, consultez la rubrique précédente.
Modifier les correspondances de valeurs entre fichier et base de données
Vous pouvez enrichir ou modifier en permanence les correspondances de valeurs entre fichier et base de données.
- Dans la page de paramétrage des structures, cliquez sur la structure à modifier, puis cliquez sur le bouton Modifier les correspondances dans la barre d'actions.
- La page de définition des tables de correspondance s'affiche, avec les correspondances paramétrées pour la structure sélectionnée.
Pour plus d'informations sur les champs de cette page, consultez la rubrique décrivant la création de structure de fichier à importer.
